รูปแบบการคิด DF ที่ใช้กันในคลินิกไทย
ไม่มีแบบไหนถูกที่สุด มีแต่แบบที่เข้ากับงานของคลินิกและตกลงกันไว้ชัดหรือไม่ สามแบบที่พบบ่อยคือ
- เปอร์เซ็นต์จากค่ารักษา — พบมากที่สุด ตัวแปรสำคัญคือคิดจาก “ยอดก่อนหัก” หรือ “ยอดหลังหักค่าแล็บและค่าวัสดุ” สองอย่างนี้ให้ตัวเลขต่างกันมากในงานครอบฟันและงานจัดฟัน
- ต่อหัตถการ — กำหนดเป็นจำนวนเงินต่อรายการรักษา คาดการณ์ง่ายทั้งสองฝ่าย แต่ต้องมีตารางที่อัปเดตทุกครั้งที่คลินิกปรับราคา
- การันตีขั้นต่ำ — ประกันรายได้ต่อวันหรือต่อกะ แล้วจ่ายส่วนต่างเมื่อ DF จริงสูงกว่า ใช้กับทันตแพทย์ที่เพิ่งเริ่มลงคลินิกหรือกะที่คนไข้ยังไม่แน่นอน
หลายคลินิกใช้มากกว่าหนึ่งแบบพร้อมกัน เช่น เปอร์เซ็นต์สำหรับงานทั่วไป และต่อหัตถการสำหรับงานเฉพาะทาง ระบบที่รองรับได้แบบเดียวจะบังคับให้คลินิกกลับไปคิดมือ
ห้าจุดที่ตัวเลขมักเพี้ยน
เวลามีปัญหาเรื่อง DF ต้นเหตุมักไม่ใช่สูตร แต่เป็นข้อตกลงที่ไม่เคยเขียนไว้
- ค่าแล็บ — หักก่อนคิด DF หรือหักทีหลัง และถ้างานแล็บต้องส่งซ่อม ใครรับภาระ นี่คือข้อพิพาทอันดับหนึ่ง
- ส่วนลดและโปรโมชัน — เมื่อหน้าเคาน์เตอร์ลดราคาให้คนไข้ DF คิดจากราคาเต็มหรือราคาที่เก็บจริง ถ้าไม่ตกลงไว้ ทันตแพทย์จะรู้สึกว่าถูกลดรายได้แทนคลินิก
- แพ็กเกจที่จ่ายก้อนเดียว — คนไข้จ่ายค่าจัดฟันล่วงหน้า แต่ทำงานกระจายหลายเดือน DF รับรู้ตอนรับเงิน หรือทยอยตามครั้งที่ทำจริง
- งานค้างข้ามเดือน — เริ่มเดือนนี้ จบเดือนหน้า และคนละคนทำคนละครั้ง ต้องมีกติกาว่าใครได้ DF ส่วนไหน
- ยอดที่ยังไม่เก็บ — คนไข้ค้างชำระ แต่หัตถการทำไปแล้ว จ่าย DF ตามงานที่ทำ หรือตามเงินที่เข้าคลินิก
ทำไม Excel ถึงเอาไม่อยู่เมื่อคลินิกโต
ปัญหาของการคิด DF ด้วยมือไม่ใช่ความยากของเลขคณิต แต่คือการที่ข้อมูลอยู่คนละที่ ยอดรับชำระอยู่ในสมุดหรือระบบขาย รายการรักษาอยู่ในเวชระเบียน ค่าแล็บอยู่ในใบส่งงานแล็บ กว่าจะมารวมกันในไฟล์เดียวก็ผ่านการคีย์ซ้ำสามรอบ
ทุกครั้งที่คีย์ซ้ำคือโอกาสที่ตัวเลขจะไม่ตรง และเมื่อไม่ตรง สิ่งที่เสียไปไม่ใช่แค่เวลาไล่หา แต่คือความเชื่อใจระหว่างคลินิกกับทันตแพทย์ ซึ่งซ่อมยากกว่าไฟล์
Zentr Dental Edition ช่วยตรงไหน
แนวคิดคือทำให้ DF อ่านจากข้อมูลชุดเดียวกับที่หน้าเคาน์เตอร์ใช้อยู่แล้ว ไม่ต้องมีไฟล์แยกที่ต้องมาไล่กระทบยอดกันทีหลัง
- บันทึกการรักษาอยู่ในลำดับงานเดียวกับการนัดหมายและงานแล็บ
- ใบเสร็จและสถานะรับชำระ ทั้งชำระแล้วและรอตรวจสอบ อยู่ในระบบเดียว
- Dashboard แสดงรายรับและ Doctor Fee / DF โดยไม่ปะปนกับขั้นตอนการรักษา
DF ของแต่ละคลินิกมีเงื่อนไขไม่เหมือนกัน ทีมงานจะดูโครงสร้างที่คุณใช้อยู่ แล้วแจ้งขอบเขตที่รองรับได้ตามบริบทของคลินิกก่อนเริ่มใช้งานจริง
สิ่งที่ควรเขียนไว้ในข้อตกลง
ไม่ว่าจะใช้ระบบไหน เอกสารหน้าเดียวนี้ช่วยได้มากกว่าฟีเจอร์ใด ๆ
- ฐานที่ใช้คิด — ก่อนหรือหลังหักค่าแล็บและค่าวัสดุ
- อัตราของแต่ละกลุ่มงาน และใครมีสิทธิ์แก้อัตรา
- วิธีคิดเมื่อมีส่วนลด และเพดานส่วนลดที่หน้าเคาน์เตอร์ให้ได้เอง
- จังหวะรับรู้ DF ของงานแพ็กเกจและงานค้างข้ามเดือน
- รอบจ่าย วันตัดยอด และช่องทางที่ทันตแพทย์ตรวจสอบยอดของตัวเองได้
ข้อสุดท้ายมักถูกลืม แต่เป็นข้อที่ลดคำถามปลายเดือนได้มากที่สุด — ถ้าทันตแพทย์เห็นยอดของตัวเองระหว่างเดือนได้ ก็ไม่ต้องมาเถียงกันตอนสิ้นเดือน
อยากเห็นของจริง
ถ้าอ่านแล้วตรงกับปัญหาที่คลินิกเจออยู่ นัดหมาย Demo ได้ ทีมงานจะพาดูระบบจริงและแจ้งขอบเขตการใช้งานตามบริบทของคลินิกก่อนเริ่มใช้งาน
มีคำถามเพิ่มเติม ส่งมาที่ zentr-info@arisecorpn.com